Materi BAB IV ANALISIS SISTEM & BAB V TEKNIK PENGUMPULAN DATA | Sistem Informasi

BAB IV

ANALISIS SISTEM

 

Langkah-langkahnya:

1. Identify: mengidentifikasi masalah

2. Understand: memahami kerja dari sistem yang ada

3. Analyze: menganalisis sistem

4. Report: membuat laporan hasil analisis

 

1. Mengidentifikasi Masalah

Ada tiga langkah yang harus dilakukan di dalam tahapan ini yaitu:

1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

    Pada tahap ini kita harus dapat mengetahui apa yang menyebabkan masalah terjadi. Misal terjadi penurunan omzet penjualan karena banyak konsumen yang komplain terhadap divisi penjualan tersebut.       

2. Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat ditentukan, selanjutnya juga harus ditentukan titik keputusan penyebab masalah tersebut.

Contoh: penyebab masalah konsumen komplain karena pelayanan yang kurang baik terhadap konsumen. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah penanganan order langganan di bagian order penjualan yang kurang baik kepada pelanggan.

3. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut.

 

2. Memahami Kerja dari Sistem yang Ada

Dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian:

1.  Menentukan jenis penelitian

2.  Merencanakan jadwal penelitian

3.  Membuat penugasan penelitian

4.  Membuat agenda wawancara

5.  Mengumpulkan hasil penelitian

 

3. Menganalisis Hasil Penelitian

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Kita dapat menganalisis:

1.     kelemahan dari sistem lama tersebut

2.     kebutuhan data dan informasi bagi pemakai sistem dan pihak  manajemen

4. Membuat Laporan Hasil Analisis

Isinya adalah:

1. Alasan melakukan analisis sistem
2. Menguraikan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem lama
3. Mengidentifikasi penyebab masalah
4. Mengidentifikasi titik keputusan
5. Menguraikan penelitian yang dilakukan
6. Menguraikan hasil analisis
7. Kesimpulan analisis

 

                                 BAB V

                               TEKNIK PENGUMPULAN DATA

 

1. TEKNIK WAWANCARA

Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee).

 

A.       Mempersiapkan Wawancara

1. Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu.
2. Utarakanlah maksud dari wawancara.
3. Aturlah waktu wawancara yang paling tepat supaya tidak mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai.
4. Buatlah jadwal wawancara terlebih dahulu, bila wawancara akan dilakukan beberapa kali atau oleh pewawancara yang berbeda dan orang yang diwawancarai juga berbeda.
5. Buatlah suatu panduan wawancara (interview guide) supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar.  Interview guide adalah daftar pengecekan (checklist) dari pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan oleh pewawancara serta penjadwalan waktunya.

 

B.       Melakukan Wawancara

1. Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya Anda.
2. Menjelaskan apa tujuan dari wawancara ini dan hubungannya dengan proyek sistem informasi yang sedang dikembangkan.
3. Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai dari hasil wawancara ini.
4. Jagalah suasana wawancara tetap santai, tetapi terarah dan menyenangkan.
5. Mintalah pendapat-pendapat atau ide-ide tambahan yang mungkin belum diungkapkan.
6. Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara dan mintalah kepada yang diwawancarai untuk membetulkan bila ada hal-hal yang tidak sesuai.
7. Ucapkanlah terima kasih bila wawancara telah selesai serta mintalah kesediaan kembali untuk dihubungi atau untuk diadakan wawancara lagi bilamana perlu.

 

2. TEKNIK OBSERVASI

Observasi atau pengamatan merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan.

 

C.       Petunjuk melakukan observasi

Untuk melakukan observasi, hal-hal berikut ini harus dilakukan:

a. Rencanakan terlebih dahulu observasi yang akan dilakukan, meliputi:

-       apa yang akan diobservasi;

-       dimana letak lokasi observasi;

-       kapan observasi akan dilakukan;

-       siapa yang melaksanakan observasi ini;

-       siapa yang akan diobservasi;

-       bagaimana melaksanakan observasi ini.

 

b. Minta ijin terlebih dahulu dari manajer atau pegawai-pegawai yang terlibat

c. Bertindaklah Dengan rendah hati (low profile)

d. Lengkapilah dengan catatan selama observasi berlangsung

e. Kaji-ulanglah hasil observasi dengan individu-individu yang terlibat

 

 

3. TEKNIK DAFTAR PERTANYAAN

Adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. Daftar pertanyaan ini kemudian akan dikirimkan kepada responden yang akan mengisinya sesuai dengan pendapat mereka. Penggunaan daftar pertanyaan ini mendapat banyak kritikan karena diragukan hasilnya. Akan tetapi untuk mengumpulkan data dari jumlah sumber yang banyak, cara ini lebih efisien dibandingkan teknik pengumpulan data yang lain.

 

D.       Tipe dari daftar pertanyaan

Ada dua macam format dari daftar pertanyaan, yaitu format bebas (free format) dan format pasti (fixed format). Dalam suatu daftar pertanyaan dapat hanya berbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau berisi gabungan dari keduanya.

1. Daftar Pertanyaan Format Bebas : berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden ditempat yang sudah disediakan.

 

2. Format Pasti : berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang jawabannya sudah pasti dengan memilih jawaban yang tersedia. Hasil dari daftar pertanyaan tipe ini akan lebih mudah untuk ditabulasi dan diisi oleh responden. Daftar pertanyaan tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan.

1.        Check-off questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai.

2.        Yes/No questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab ‘ya’ atau ‘tidak’.

3.        Opinion/Choice questions :  macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya.

 

 

E.       Petunjuk Membuat Daftar Pertanyaan

1. Rencanakanlah terlebih dahulu fakta-fakta atau opini-opini apa saja yang ingin dikumpulkan.
2. Berdasarkan fakta-fakta atau opini-opini tersebut, tentukanlah tipe dari daftar pertanyaan yang paling tepat untuk masing-masing fakta atau opini tersebut.
3.  Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan.
4. Uji daftar pertanyaan ini kepada responden yang kecil terlebih dahulu.
5. Perbanyaklah dan distribusikanlah daftar pertanyaan yang sudah dianggap baik ini.